Het Automatiseringsplan - BBXApps Blog - BBXApps Excel apps voor ondernemers, informals en ZZP´ers

Zoeken
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Het Automatiseringsplan

Gepubliceerd door in Overige ·

"Het automatiseringsplan".

Inleiding.
Er zijn mensen, die erg opzien tegen het maken van plannen.  Toch hoeft dit niet erg ingewikkeld te zijn.
Met een automatiseringsvraagstuk in de hand wordt hier beschreven hoe het plan tot stand komt.


Het voorbeeld.                                     
    
We leven in een steeds meer geautomatiseerde wereld.  Dit geldt natuurlijk ook voor startende bedrijven.
De alles bepalende vraag is tweeledig.  "Wat" gaan we automatiseren en "Hoe"?
Je zal hier (dus) geen gedetailleerd advies vinden, maar meer een aantal handvaten om deze vraag aan te pakken.



Fielen & foben.                                  
    
In de praktijk vind je meestal alleen de uitersten.

De digifiel.
Er zijn een aantal mensen die iets hebben met computers, smart phones, social media enz.  Deze mensen hebben vaak de neiging om alles wat los en vast zit te automatiseren.  Vervolgens worden argumenten verzonnen om aan te tonen, dat dit toch echt nodig was.  Vaak besteden deze mensen niet alleen veel tijd aan het opzetten van de verschillende applicaties, maar ook tijdens het gebruik blijkt dit vaak erg veel tijd te kosten (werkt minder snel dan gedacht,  nog even een beetje aanpassen enz).
Het gevaar hier is, dat de onderneming constant in een soort implementatie fase van automatisering is.  Dit lijkt niet wenselijk.


De digifobe.                                      

Een andere slag mensen heeft eigenlijk helemaal niets met de laatste nieuwe snufjes.  Ze gebruiken natuurlijk een computer en een mobile telefoon, maar niet van harte.  Vroeger ging het ook zonder, waarom moet dat dan nu opeens allemaal?  Deze mensen hebben vaak de neiging de automatisering voor zoveel als mogelijk is, buiten de deur te houden.  Hierdoor lopen een aantal processen binnen dit soort bedrijven duidelijk slechter (meer fouten en langzamer) dan bij hun concurrenten.  Hierdoor zullen ze de strijd dreigen te verliezen. Ook dit lijkt niet wenselijk.



Maak een lijstje.                                

Iedereen weet, dat  twee willekeurige steden (Keulen, Rome, Londen, Parijs, zoek maar uit) niet in één dag zijn gebouwd.  Ook het automatiseren zal enige tijd kosten.  Daarom is het verstandig om een plan te maken.
Dit plan kan op een natuurlijke manier ontstaan.
Begin met een lijstje te maken, waarin je alle bedrijfsprocessen op een rijtje zet.
Maak je niet al te druk of dit wel een volledig lijstje is en of het gedetailleerd genoeg is.  De ervaring leert, dat dit lijstje voortdurend zal veranderen.
In dit lijstje vind je dan bijvoorbeeld.
Inkoop grondstoffen
Magazijn beheer
Aanschaf machines
Aanschaf auto
Verkopen
Factureren enz.



Maak een keuze.                               

Met het bovenstaande lijstje zal je dan een keuze moeten maken wat wel en wat niet geautomatiseerd gaat worden.
Voor processen als inkoop, verkoop, factureren, enz. lijkt dit erg voor de hand te liggen.  Even nadenken leert, dat dit vraagt om automatiseren, omdat al deze processen een regelmatig terugkerend karakter hebben.  Dit soort processen automatiseren maakt de kans op fouten kleiner en uiteindelijk spaart dit tijd (het opzetten / inleren kost extra tijd, dat later wordt terugverdient).
Processen als "aanschaf auto"   "aanschaf machines"  lijken minder geschikt om te automatiseren.  Hiervoor zijn twee belangrijke redenen.
Het lijken processen, die niet regelmatig voorkomen.
De kans dat eenzelfde proces nogmaals doorlopen wordt is relatief klein.  Aanschaf van een tweede auto zal waarschijnlijk heel anders verlopen dan de aanschaf van de eerste auto.



Bepaal de prioriteit.                           
       
In bovenstaand lijstje kan je eenvoudig een prioriteit aanbrengen.
Hier is het misschien verstandig om ieder proces eerst apart te bekijken en te bepalen of voldoende detaillering is aangebracht.  Is dit (nog) niet het geval, doe dit dan nu.
Als resultaat houdt je nu een lijstje over, waarin in volgorde van prioriteit is aangegeven wat achtereenvolgens geautomatiseerd dient te worden.  Sommige processen sluiten op elkaar aan. Dan is het raadzaam deze porcessen ook tegelijk of direct achter elkaar te automatiseren.




Van lijstje naar plan.                          
        
Door nu bij bovenstaand lijstje tot slot aan te geven per item wat de kosten zijn en hoeveel tijd het gaat kosten, heb je uiteindelijk een plan gemaakt.
Hierbij zijn de kosten lang niet altijd een optelsom van de deelkosten.  Het kan veel goedkoper zijn om een aantal processen gelijktijdig te automatiseren in plaats van na elkaar.  Van vitaal belang is, dat alle processen die je gaat automatiseren in detail bekend zijn hoe deze werken (en wie verantwoordelijk / bevoegd is).
Zo kan ook de doorlooptijd sterk afhangen van het aantal (en welke) processen parallel (tegelijk) worden geautomatiseerd en welke na elkaar.




Integraal of in brokken.                     

Er zijn prachtige software pakketten te koop (ERP systemen) waarin praktisch alle bedrijfsprocessen zijn te automatiseren.  Vaak zijn ook de interfaces tussen de verschillende processen gekoppeld. (Denk bijvoorbeeld aan een koppeling van factureren aan de financiële module enz.)
Naast dat deze systemen meestal erg duur zijn (en voor een startende ondernemer dus niet te betalen) vraagt de implementatie een nauwkeurige en gedetailleerde kennis van alle processen.   Zolang deze kennis nog niet verworven is, lijkt het verstandig om voor de verschillende deel processen goedkope en flexibele systemen te kiezen, die eenvoudig (snel & goedkoop) aan te passen zijn.
Eerst als de ervaring is opgebouwd (en het geld is verdiend) kan dan overgegaan worden naar een geïntegreerd systeem.


Hans Bertram




Copyright 2016. All rights reserved.
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu