Time management ? - BBXApps Blog - BBXApps Excel apps voor ondernemers, informals en ZZP´ers

Zoeken
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Time management ?

Gepubliceerd door in Overige ·
Tags: tijdmanagen
Er zijn in de loop der jaren vele boeken geschreven en cursussen gegeven over timemanagement.
Maar als je hier over nadenkt, is dit eigenlijk een heel merkwaardig woord.
Tijd is een gegeven. De minuut, die voorbij is komt nooit meer terug. Een minuut duurt 60 seconden. Dit zal nooit veranderen.  Iedere seconden die voorbij is maakt je leven een seconde korter.
Met andere woorden, de tijd is niet te managen.  Je kan alleen jezelf managen, zodat je op een verstandige manier met de tijd omgaat.
De cursussen en boeken gaan allemaal over methoden om verstandig met je tijd om te gaan.

 
 
Prioriteiten stellen.
Eén van de meest geadviseerde methoden om beter met je tijd om te gaan is het stellen van prioriteiten.  Hiervoor wordt vaak de “Eisenhower matrix” gebruikt.

                                          
Met deze matrix worden met twee parameters de taken verdeeld.
De vragen zijn:
a) Hoe belangrijk is de taak .
b) Hoe urgent is de taak.
In eerste instantie lijkt deze matrix een goed hulpmiddel.
De taken die urgent en belangrijk zijn verdienen het eerst en de meeste aandacht.  De taken die niet urgent en niet belangrijk zijn zou je kunnen vergeten (niet doen dus).
Probleem met deze benadering is, dat de taken, die niet urgent zijn, maar wel belangrijk, vanzelf op den duur ook urgent worden.
Als je de taken die niet urgent en niet belangrijk zijn systematisch niet doet, dan worden ook deze op den duur urgent (en soms zelfs ook belangrijk).
De indeling van de taken en het stellen van prioriteiten is dus afhankelijk van de voorgeschiedenis en het moment waarop je de indeling maakt.
Uiteindelijk houd je alleen maar taken over met een hoge urgentie.
Resultaat is dan, dat door deze manier van “timemanagement” de druk (stress) als maar hoger wordt.
Daarenboven gaat deze methode voorbij aan het feit, dat er bepaalde “taken” zijn, die misschien niet urgent en niet belangrijk zijn, maar die je gewoon graag doet.



Driedeling.
Een ander systeem, dat gebruikt wordt om prioriteit in je taken aan te geven is een opdeling in 3 parameters.  Hierbij vraag je je af is de taak:
a) Urgent. Hoe snel doet het ertoe?
b) Belangrijk. Hoeveel doet het ertoe?
c) Significant. Hoe lang doet het ertoe?
Door de “Eisenhower matrix” drie dimensionaal te maken is de prioriteit indeling nauwkeuriger te maken.  De nadelen, die gelden voor het twee dimensionale model gelden echter ook voor dit model.
 


Tijd maken.
Het enige, dat echt helpt is ervoor zorgen dat je meer tijd krijgt.
Nou hebben we in de inleiding vastgesteld, dat de tijd zich niet laat managen; tijd kan je niet maken.  De enige oplossing is dan in de tijd minder doen.
Of anders gezegd, Wat kan ik vandaag doen, zodat ik morgen meer tijd over houdt (minder hoef te doen).
Hiervoor is de takentrechter een handig hulpmiddel.

 
 
Bij iedere taak, die zich aandient vraag je je af:
a) Is deze taak te elimineren (niet doen)?  
b) Is de taak te automatiseren?  
c) Is de taak te delegeren?
Zijn a), b) en c) niet mogelijk, dan zijn er twee opties tw:
a) de taak uitvoeren.  
b) de taak uitstellen (dus weer boven in de trechter).
 
 
 
Elimineren.
Dit lijkt in eerste instantie een niet bruikbare optie.  Maar in ieder bedrijf worden een aantal zaken gedaan uit gewoonte. Of dit ook nuttig / handig is wordt niet meer bekeken. Dit geldt vaak voor een aantal rapportages. Zijn deze wel echt nodig? Standaard vergaderingen. Moeten deze echt plaats vinden? Is één keer in de maand goed genoeg i.p.v. iedere week? Een klanttevredenheidsonderzoek.  Een enquête uitsturen naar alle klanten heeft geen zin. De ontevreden klanten zijn vertrokken en hun waardevolle informatie krijg je zo dus nooit.

 

Automatiseren.
Ook dit lijkt erg logisch, maar wordt vaak vergeten. Steeds terug kerende taken zijn vaak goed te automatiseren, waardoor ze niet meer gedaan hoeven te worden, of veel minder tijd kosten. Te denken valt hierbij aan het doen van BTW aangifte, prijsberekeningen, berekening nog op te nemen vakantiedagen enz.
Door in deze zaken nu tijd te stoppen, houd je in de toekomst tijd over.
 
 

Delegeren.
Er zijn een heleboel taken, die je niet zelf hoeft te doen, maar die door een ander gedaan kunnen worden. Dit zijn er vaak meer dan gedacht. Medewerkers zijn (met een beetje hulp) tot veel meer in staat dan verwacht. Door nu tijd te besteden aan het delegeren (taken echt overdragen) kan je in de toekomst tijd overhouden.
 
 
 
Efficiency.
Natuurlijk helpt het ook als je je taken zo efficiënt mogelijk uitvoert. Hierdoor heb je voor de verschillende taken minder tijd nodig.
Deel hiervoor je taken op in verschillende aandachtsgroepen.  Taken die veel aandacht vragen (maken budget, belangrijke offerte maken enz.) moet je geconcentreerd en ongestoord kunnen werken.  Kies hiervoor een dagdeel, waarin je je het beste kan concentreren (voor de meeste mensen de ochtend).
Sluit dan je deur, zet je telefoon af en laat je niet storen door sociale media.
(het duurt vele minuten om je na een storing weer volledig te kunnen concentreren).
Bewaar je bereikbaarheid (open deur, telefoon social media) voor momenten, dat je taken uitvoert, die weinig aandacht vragen.
Deze discipline zal je minder tijd kosten om dezelfde taken uit te voeren.
 
 
 
Conclusies.
Tijd managen is helaas niet mogelijk; de tijd is een gegeven.
Je kan minder tijdsdruk gaan ervaren, als je in de toekomst minder taken doet door elimineren, automatiseren of delegeren.
Wat kan ik vandaag doen, zodat ik morgen meer tijd over houdt.
Win tijd door de taken die je moet doen, zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
(Je wint eigenlijk geen tijd, je hebt minder tijd nodig voor dezelfde taak)

Zie ook Time management en stress

Hans Bertram


Copyright 2016. All rights reserved.
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu