Verantwoording kosten - BBXApps Blog - BBXApps Excel apps voor ondernemers, informals en ZZP´ers

Zoeken
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Verantwoording kosten

Gepubliceerd door in BusinessPlan ·

Verantwoording kosten.

Inleiding.
Bij het maken van een business plan is het belangrijk de verschillende kosten niet alleen te benoemen, maar ook te motiveren.  In dit artikel worden een aantal kosten benoemd en worden handvaten gegeven om deze te motiveren.

Inkoopwaarde van de omzet.            
 
Een van de belangrijkste kostenposten zijn de kosten, die direct gebonden zijn aan de omzet.
Daarom wordt dit ook wel de Inkoopwaarde van de omzet genoemd.
Omdat deze kosten evenredig zijn met de omzet worden deze ook wel aangeduid als variabele kosten.
Het is niet voldoende van deze kosten een inschatting te geven.  Offertes of prijslijsten zullen hier meer zekerheid geven.  Zijn deze niet voorhanden, dan zal op een andere manier zekerheid verkregen moeten worden over deze kosten.
Daarnaast dient ook rekening gehouden te worden met de transportkosten, kosten voor (transport)verzekering, op- en overslag enz.
Ook zal men het vraagstuk van de incourante voorraad moeten behandelen.
Het is zeer onwaarschijnlijk, dat alle materiaal, dat ingekocht wordt ook daadwerkelijk verwerkt wordt in producten die verkocht worden.  
Hier zal aannemelijk gemaakt moeten worden hoe groot hier het risico op incourant is.  Tot slot zal ook rekening gehouden moeten worden met uitval en/of afkeur.  Ook hier geldt weer, dat dit op z’n minst aannemelijk gemaakt moet worden.


Personele kosten.                             

Ook voor de personele kosten geldt, dat deze zorgvuldig samengesteld dienen te worden.  Vergeet hier niet de verschillende verzekeringen (ziektekosten, arbeidsongeschiktheid, aansprakelijkheid enz.)  Ook de loonheffing en pensioenverplichtingen dienen in kaart gebracht te worden, evenals de vakantiegelden.
Naast al deze directe personele kosten zijn er ook indirecte personele kosten zoals bijvoorbeeld koffie / thee, maar ook het onderhoud van toiletten (schoonmaak, zeep, handdoeken, toiletpapier enz.).
Deze laatste kosten kan men ook als huisvestingskosten zien.  Waar deze kosten ondergebracht worden is niet zo belangrijk, zolang ze maar niet vergeten worden.


Huisvestingskosten.                           

Hier worden naast de huur / hypotheek ook de kosten ondergebracht voor het schoonhouden van het gebouw (inclusief ramen wassen), de kosten (vast recht, infrastructuur en verbruik) van gas, water en elektra.  Eventueel de kosten voor tuinonderhoud.  Ook de kosten van een brand- en inbraakverzekering horen hier thuis.
Tot slot horen hier ook de kosten van onderhoud thuis (zoals schilderwerk, reservering voor reparaties, onderhoud van installaties enz.)

Kantoorkosten.                                 

Onder deze post horen de kosten thuis voor communicatie (telefoon vast & mobiel, internet, website, briefpapier, postzegels enz.).
Of men hier de kosten van kantoorinrichting (buro’s, stoelen, kasten enz.) en computers (desktops, laptops, printers, server enz.) ook onderbrengt, of hiervoor een aparte rubriek opzet, is niet echt belangrijk.  Het voornaamste is, dat deze kosten niet vergeten worden.


Overige kosten.
Het is verstandig een rubriek "overige kosten" op te nemen.  Hier kan je alle kosten onderbrengen, die niet onder één van de andere rubrieken ondergebracht kunnen worden.  Hier wordt ook vaak een rubriek "onvoorzien" opgenomen.  Dit is een soort stelpost voor kosten, die vooraf niet te voorzien zijn.


Kosten of afschrijven?
Voor een aantal zaken is er geen discussie, of dit als kosten genomen wordt, of wordt afgeschreven.  Zo zal de aanschaf van een server van zeg € 9.000,- als afschrijving worden opgenomen over bijvoorbeeld 3 jaren.
Bij een lineaire afschrijving komt dit dus neer op € 3.000,- per jaar.
Dit zal met meestal ook doen voor dure machines, meubilair enz.  In het algemeen de wat duurdere goederen, die meerdere jaren meegaan.
Goederen, die meerdere jaren meegaan, maar relatief goedkoop zijn (bijvoorbeeld een scanner van € 95,-) kan met ook als kosten nemen.
Hiermee voorkom je dat de administratie erg complex wordt.


BTW.                                    
21%
Maak een keuze hoe je de BTW in het plan verwerkt.  Neem je alle inkomsten en uitgaven inclusief BTW, vermeldt dit dan ook duidelijk in je plan.
In dit geval zal er dan (per maand of per kwartaal) een afrekening met de belastingdienst plaats vinden.
Maakt men een opstelling inclusief BTW, dan is de vertaling van de resultatenrekening naar de kasstroom prognose relatief eenvoudig, maar voor de berekening van bijvoorbeeld de bruto marge (omzet minus inkoopwaarde van de omzet) dient men hier eerst de BTW eruit te halen.

Regels.
De praktijk leert, dat het verstandig is een aantal regels vast te leggen, die gebruikt worden om het plan op te stellen.  Gebruikt men dezelfde regels in de op te zetten administratie, dan is later het plan goed te vergelijken met de realisatie.  Dit heeft grote voordelen. (je hoeft het later niet om te rekenen met een kans op fouten).
Regels waar aan te denken valt zijn de volgende:

A)  Afschrijvingen.
Door hier vast te leggen wat je afschrijft en hoe (periode, lineair of anders enz.) en de verschillende rubrieken (bijvoorbeeld kantoor, IT, productie enz.) zal het altijd duidelijk zijn hoe afgeschreven wordt.

B)  Rubrieken.
Door voor een bepaalde rubriekindeling te kiezen voor het plan, die later ook in de administratie wordt gebruikt, is vergelijken erg eenvoudig.

C)  Marktsegmenten.
Door de markt op te delen in verschillende segmenten, wordt het eenvoudiger per segment bepaalde regels vast te leggen. (bijvoorbeeld groei; het is aannemelijk, dat het ene segment anders groeit dan het andere)

D)  Betalingstermijnen.
De betalingstermijnen van klanten en leveranciers zijn van grote invloed op met name de kasstroom van de onderneming.  Denk hier (dus) goed over na en wees niet te optimistisch.

E)  Trends.
Voor een hele hoop zaken is het aannemelijk, dat er bepaalde trends waarneembaar zijn.  Hier valt bijvoorbeeld te denken aan de inkoopprijs, die afhankelijk zal zijn van de in te kopen hoeveelheid.  Dit geldt natuurlijk ook voor de verkoop.
Door ervaring is het waarschijnlijk, dat na verloop van tijd het afkeur als % lager zal worden.  Zo zijn er nog vele andere trends denkbaar.
Deze zullen altijd sterk afhankelijk zijn van de business.  Wees ook met het vastleggen van deze trends duidelijk (meldt in het plan wat je gedaan hebt) en ben niet te optimistisch.


Hans Bertram




Copyright 2016. All rights reserved.
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu