Beheers je activiteiten - BBXApps Blog - BBXApps Excel apps voor ondernemers, informals en ZZP´ers

Zoeken
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Beheers je activiteiten

Gepubliceerd door in Overige ·
Tags: Activiteitsmartverantwoordelijk
 


Hoe beheers je activiteiten.
8 tips om beter te presteren dan de concurrent.
Inleiding.
ZZPers en ondernemers verdienen hun geld met activiteiten.  Of dit nu de verkoop is van een product of het leveren van een dienst maakt niet uit.
U krijgt tevreden (en terugkerende) klanten als U deze activiteiten goed  en op tijd uitvoert.
Het maken van afspraken is één ding, deze afspraken ook nakomen blijkt vaak erg lastig.
Hier vindt U een aantal tips die U misschien verder kunnen helpen.

Tip 1.          Wat is de activiteit?
Zorg ervoor, dat wat U ook afspreekt, het voor iedereen duidelijk is wat er is afgesproken.  Het is onmogelijk je aan een afspraak te houden als beide partijen het niet eens zijn over wat is afgesproken.
Een vraag in je eigen woorden herhalen en vervolgens vragen of dit is, wat bedoeld wordt, kan veel helpen.  Vraag ook of dit de volledige afspraak is ( is er bijvoorbeeld alleen een afspraak gemaakt over de prijs, of misschien ook over de betalingscondities, levertijd, kwaliteit van het te leveren enz.)

Tip 2.          Activiteit heeft een begin en einde.
Leg voor iedere activiteit vast wanneer deze begint en wanneer deze klaar dient te zijn.
Een afspraak dat je er drie weken voor nodig hebt, zegt helemaal niets.  Afspreken, dat de activiteit op een bepaalde datum klaar is, geeft geen ruimte voor discussie.

Tip 3.          De eigenaar.
Vaak wordt een activiteit door verschillende partijen of mensen uitgevoerd.  Voorkom dat men later elkaar de schuld gaat geven als de afspraak niet wordt nagekomen.  Door voor iedere activiteit één eindverantwoordelijke aan te wijzen kan hier nooit meer discussie over ontstaan.

Tip 4.          Verantwoordelijkheid & bevoegdheid.
Iemand verantwoordelijk maken voor een bepaalde activiteit kan alleen als deze persoon dan ook de bevoegdheden heeft om deze verantwoordelijkheid te dragen.
Zo kan iemand die verantwoordelijk is voor het laten maken van een gemetseld muurtje, deze verantwoordelijkheid alleen dragen, als de materialen (stenen, specie enz.) aanwezig zijn, of als deze verantwoordelijke de bevoegdheid heeft hierover beslissingen te nemen ( keuze van de leverancier, binnen grenzen onderhandelen over de inkoopprijs enz.)

Tip 5.          Het resultaat.
Zorg ervoor, dat het gevraagde resultaat realistisch (te halen) is en meetbaar.
Hierdoor is achteraf te bepalen of iemand zich aan de afspraken heeft gehouden of niet.
Men zegt vaak dat het doel “SMART” moet zijn. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Tip 6.          Documenteren.
Om discussies achteraf te voorkomen is het belangrijk, dat de activiteiten worden vastgelegd.
Zorg ervoor, dat de beschrijvingen “SMART”  zijn.  Hierdoor kan er later geen misverstand ontstaan.

Tip 7. Evalueer.
Door de gemaakte afspraken op een lijst bij te houden en hierop ook het uiteindelijke resultaat te noteren is achteraf te zien of de afspraken ook nagekomen zijn.
Door vervolgens op zoek te gaan naar de oorzaken waarom de afspraken niet zijn nagekomen zijn voor de toekomst deze fouten te voorkomen.

Tips 8.  De tevreden klant.
Tevredenheid = Resultaat – Verwachting.
Een klant die een resultaat ervaart dat beter is dan zijn verwachting, zal tevreden zijn.
Wordt bijvoorbeeld een levertijd van 3 weken afgegeven en wordt een levertijd van 2 weken gerealiseerd, dan zal deze klant tevreden zijn.  Wordt vooraf een levertijd afgegeven van 1 week en wordt na 2 weken geleverd, dan heb je een ontevreden klant (met eenzelfde gerealiseerde levertijd).
Hier een gereedschapje om bovenstaande in de praktijk te kunnen uitvoeren.

Hans Bertram



Copyright 2016. All rights reserved.
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu