Waarom zou U Excel applicaties gebruiken? - BBXApps Blog - BBXApps Excel apps voor ondernemers, informals en ZZP´ers

Zoeken
Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

Waarom zou U Excel applicaties gebruiken?

Gepubliceerd door in Overige ·
Tags: Exceltips




Inleiding.
In dit artikel wordt beschreven wat de voordelen zijn van het gebruik van Excel applicaties.
Het zal duidelijk worden, dat deze applicaties zeker niet alle problemen oplossen en ook dat de BBXApps applicaties niet de uiteindelijke oplossing zijn.

Startende ondernemers.
Bijna alle startende ondernemers, of dit nu MKB bedrijven zijn (b.v., vof of iets dergelijks) of ZZP’ers zullen bij het opstarten dezelfde problemen ervaren.
De plannen en/of inschattingen komen niet uit.  In praktisch alle gevallen zal de omzet tegenvallen, terwijl de kosten hoger uitvallen dan begroot.
Hierdoor ontstaat een zgn. kasstroom probleem.  Er is een tekort aan geld.
Zeker in de huidige tijd staan banken niet te springen om hier een helpende hand te bieden.
Mochten familie of vrienden in staat en bereid zijn bij te springen, dan moet men hier erg terughoudend zijn.
Mocht het mis gaan (wat natuurlijk niemand verwacht, maar toch kan gebeuren), dan wordt de verhouding erg op de proef gesteld.

Om het kasstroom probleem zo klein mogelijk te houden is het zaak de uitgaven tot het absolute minimum te beperken.
Het is goed om bij iedere uitgave zich eerst af te vragen wat dit op gaat leveren (en wanneer).

Automatiseren.
Voor iedere bedrijfsvorm is het nuttig om sommige processen te automatiseren.
Wel is het raadzaam om voor ieder proces eerst het antwoord te vinden op de vragen waarom we willen automatiseren en wat zijn de kosten en baten.
Als deze vragen niet duidelijk beantwoord kunnen worden, loop je het grote risico, dat je aan het automatiseren bent om het automatiseren. (vind ik leuk).  Hierdoor wordt geld en tijd verspild, die beter ergens anders aan besteed had kunnen worden.
Er zijn twee belangrijke redenen om te automatiseren:
Bewerkingen die regelmatig voorkomen kunnen sneller gedaan worden.
Het verkleinen van de kans op fouten.

Ad 1)
Bewerkingen, die regelmatig voorkomen kunnen door ze te automatiseren veel sneller gedaan worden.  Door hier met een bepaald (realistisch) uurtarief te rekenen, is snel te bepalen of het financieel verstandig is dit te doen of niet.  Het zal duidelijk zijn, dat hoe lager de kosten van het automatiseren, hoe eerder het rendabel is om te automatiseren.
Voorbeeld.
U doet iedere maand aangifte omzetbelasting (BTW).  Hiervoor moet U gegevens uit Uw administratie overnemen en optellen.  Bruto omzet, ontvangen BTW, Bruto inkoopwaarde, betaalde BTW.  Tot slot dient U de ontvangen BTW en betaalde BTW van elkaar af te trekken.
Door nu het verzamelen van de gegevens en het aftrekken van de betaalde BTW van de ontvangen BTW te automatiseren zal dit veel sneller gaan.
Stel dat U iedere maand ca. 30 minuten bezig bent met de BTW aangifte en dat door te automatiseren dit nog slechts 15 minuten duurt, dan verdient U iedere maand 15 minuten.
Deze tijd kunt U aan iets anders besteden, dat geld oplevert.

Ad 2)
Bij een geautomatiseerd proces zullen praktisch nooit spontaan fouten optreden.
Heeft men in een geautomatiseerd proces een fout "gerepareerd" , dan komt die nooit meer terug.
De kans op fouten zal daardoor steeds kleiner worden.
Voorbeeld.
U maakt in Uw facturen regelmatig fouten; de naam en/of het adres van de klant is vaak niet correct en U vergeet af en toe de BTW apart te vermelden.
Door het factureren te automatiseren zullen deze fouten snel minder worden.  De BTW berekening wordt opgenomen in de factuur en wordt dus iedere keer automatisch berekend.
De klantgegevens worden uit een DataBase gehaald.  Iedere keer dat U ziet, dat er een fout in zit, verbetert U dit in deze DataBase.  Hierdoor wordt het aantal fouten snel kleiner. (één keer verbetert is altijd goed).

Hoe automatiseren.
Automatiseren kan op verschillende manieren.  Welke keuze hier de beste is, hangt af van de situatie en de kosten.
Uitbesteden.
De meest eenvoudige manier is het proces door iemand anders te laten doen. (uitbesteden). Naast de kosten (meestal op basis van abonnement) heeft dit als groot bezwaar, dat men vooraf afspraken dient te maken, waar men later niet eenvoudig van kan afwijken.  Zeker als het gaat over het samenstellen van informatie (financiële rapportages, maar ook bijvoorbeeld een voorraadadministratie, productieplanning enz.) is het verstandig hier gevoel en inzicht te krijgen. Bij uitbesteding, wordt geen ervaring opgebouwd, waardoor gevoel en inzicht minder zullen zijn. De gevraagde rapportages worden (als U geluk hebt) op de afgesproken tijden aangeleverd.  De ervaring leert echter, dat met enige regelmaat een bepaalde rapportage eerder nodig is, of dat deze rapportage net iets anders moet zijn.

Speciale software pakketten.
Voor praktisch alle bedrijfsprocessen zijn software pakketten te koopt.  Deze zijn echter vaak niet goedkoop.  Zeker bij de zgn. geïntegreerde pakketten (pakketten, die meerdere bedrijfsprocessen bevatten) is een implementatie traject nodig om te leren met het pakket om te gaan.  Ook zal gevraagd worden hoe de te automatiseren processen gedetailleerd verlopen. Vaak is dit bij startende ondernemers (nog) niet bekend.  Hier ontstaat dan het gevaar, dat de onderneming wordt aangepast aan het software pakket, in plaats van dat het pakket aan de onderneming wordt aangepast.

Zelf iets maken.
Het is heel goed mogelijk om zelf iets te maken in Excel voor een bepaald deelproces.  Dit vraag wel kennis van het deelproces en van Excel.  Hier ontstaat het gevaar, dat heel veel tijd wordt besteed aan het maken van een Excel applicatie en dat het eindresultaat toch nog niet voldoet.

Inkopen bij BBXApps.
De "standaard" Excel applicaties, die BBXApps aanbiedt zijn ontstaan uit ervaring met een groot aantal startende ondernemingen.  Doordat BBXApps kennis en ervaring heeft met veel verschillende startende ondernemingen en daarnaast ruime ervaring met Excel zijn al deze applicaties goed bruikbaar gebleken.  Daarnaast heeft BBXApps een groot aantal specifieke applicaties gemaakt voor specifieke toepassingen van een startende onderneming.  Ook heeft BBXApps een aantal applicaties gemaakt speciaal voor Business Angels, die in startende ondernemingen willen investeren. Voor de standaard applicaties worden de kosten bijzonder laag gehouden.  




Copyright 2016. All rights reserved.
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu